ORGANISATIONSUTVECKLING
Organisationen är basen för verksamheten och rätt utformad ger den förutsättningarna för ett gott resultat och en bra verksamhet. Men organisationen får aldrig utgöra ett mål i sig utan fokus måste ligga på människorna som har att verka inom organisationen och uppdraget.
Förändring eller utveckling, för många är ordvalet viktigt. Förändring skapar ofta oro för nerdragningar medan utveckling tolkas vara något positivt. Oavsett ordval så är det en utmanande process för både medarbetarna och ledningen.
I många kommuner arbetar man mer med projekt än med processer. Ofta utan att medvetet inse skillnaden. Det leder till onödig oro och höga kostnader. Förändringsprocessen behöver vara väl förberedd, besluten behöver vara tydliga, medarbetarna behöver vara delaktiga i processerna och processen måste tillåtas gå i mål innan nästa process tar över.
Vi hjälper er praktiskt i planeringen och genomförandet av era processer genom stöttning av cheferna och olika projektgrupper inom processen. Ni lägger ramarna, vi stöttar och ni fattar besluten. Inte minst finns vi som diskussionspartner för alla ni chefer som skall genomföra utvecklingsprocesser samtidigt som ni skall leda vardagsarbetet.
ORGANISATIONSANALYS
Vi genomför organisationsanalyser grundat på dokumentstudier, intervjuer och workshops i syfte att kunna identifiera svagheter i organisationen eller dess processer. Vi ger sedan förslag till åtgärder på kort och lång sikt.
Vi har genomfört sådana analyser inom olika kommuner avseende vuxenutbildning, gymnasieorganisation, organisation av grundskolan, organisation av omsorgen, organisation inom skolor samt ledningsorganisationsutredningar.
Under 2021 har organisationsanalys med efterföljande stöd till personal och chefer genomförts vid en 7-9 skola samt två förskolor i Oskarshamns kommun.
FRÅN ARBETSLAG TILL EFFEKTIVA TEAM
IMGD är en teori kring gruppers utveckling som bland annat finns beskriven i Susan Wheelans bok ”Att skapa effektiva team”. Med utgångspunkt i dessa teorier hjälper och stöttar vi arbetslag i deras resa från en fas 1 grupp till att bli ett effektivt team i fas 3 eller 4.
I en process arbetar vi tillsammans med arbetslaget/-en för att steg för steg bygga basen för att kunna bli ett effektivt team. Uppgiften, gemensamma mål, tillvaratagande av olikheten och fokus på att skapa en gemensam tillhörighet och trygghet är olika steg i processen.
I tidigare teorier (ex. FIRO) sägs en grupp få börja om varje gång en medarbetare byts ut. Enligt IMGD gäller inte detta under förutsättning att gruppen väl dokumenterat sina överenskommelser och håller dem levande och att de har en chef som ger gruppen den anpassade ledning som gruppen behöver i olika faser. I Sverige stannar många grupper vid fas 2 ”Opposition och konflikt” helt enkelt för att de inte skapat verktygen för att hantera konflikter och för att chefen inte ger gruppen det den behöver.
Genom åren har vi hjälpt ett stort antal arbetslag i deras utveckling för att bli effektiva team och att sedan kunna stanna i den fasen.
GDQ-ANALYS
GDQ analysen är ett verktyg utarbetat av Susan Wheelan och verktyget är direkt kopplat till IMGD teorier kring en grupps utveckling.
Arbetslagets eller ledningsgruppens samtliga medlemmar svarar individuellt frågor i ett webbaserat formulär (60 frågor). I svaren skall de ange hur väl olika påståenden stämmer överens med gruppens nuläge. Svaren sammanställs digitalt.
I återkopplingen till ledningsgruppen/arbetslaget redovisas medlemmarnas sammanställda svar. Ur dessa kan utläsas i vilken fas gruppen befinner sig i nuläget, vilka frågor de har kommit lång med och vilka frågor som det återstår en del att göra.
Redovisningen ger gruppen ett mycket bra underlag att utgå ifrån i sin fortsatta utvecklingsprocess. Delaktigheten i arbetet är genomgående hög och utvecklingen fortsätter i de allra flesta fallen ännu mer fokuserat. Bäst resultat får gruppen om en ny analys görs efter mindre än ett år så att en gapanalys kan visa på vad de lyckats med och vad som finns kvar att göra.
Vi har genomfört GDQ analyser på arbetslag i två länsstyrelser, ett flertal arbetslag inom socialförvaltningar och utbildningsförvaltningar och på ledningsgrupper i dessa organisationer.
Effektiva arbetsmetoder, en grund för en harmonisk arbetsplats
Vi tillhandahåller utbildning i effektiva arbetsmetoder för ledningsgrupper, chefer/ledare och arbetslag. Exempel på sådana utbildningar är:
Mötesteknik. Hur möten planeras, leds och genomförs på att sådant sätt att mötena blir effektiva och trevliga. Möten som får deltagarna att känna sig styrkta efter mötet och att det varit väl använd tid.
Beslutsfattning. Vi lär ut grunderna för beslutsfattning samt effektiva rutiner för hur beslut fattas under olika tidsmässiga förutsättningar. Delaktighet inför beslut gör oftast att besluten genomförs men mindre motstånd men delaktighet innebär inte att chefens ansvar för beslutet minskar.
Vi presenterar konventionella rutiner för beslutsfattning men också de Bonos metod för parallellt tänkande under beslutsfattningsprocessen
Ambitionsnivå och prioritering. Det är inte medarbetarens rätt att själv bestämma med vilken ambitionsnivå hen vill utföra sina arbetsuppgifter. Det är chefen som har ansvar för att styra ambitionsnivån. Vi hjälper er forma rutiner för den process som leder fram till gemensamma beslut avseende ambitionsnivå och prioriteringar.
Konsten att ge och ta emot uppdrag. Få kommuner har genomtänkta rutiner avseende hur uppdrag ges och tas emot. Alltför mycket förblir oklart när ett uppdrag ges vilket ofta innebär missförstånd avseende prioriteringar, tidsramar och ambitionsnivå. Vi hjälper er att forma enkla och effektiva rutiner som minskar risken för feltolkningar och därmed också resursåtgången i genomförandet av uppdraget.
HANDLEDNING AV CHEFER OCH ARBETSLAG
Vi erbjuder handledning till chefer/ledare och arbetslag inom den kommunala sektorn.
Handledningen syftar till att hjälpa chefer/ledare och arbetslag att utveckla sin kunskap, förståelse, färdighet och förmåga inom respektive verksamhetsområde. De som handleds har ansvaret för att bestämma område för handledningen samt att på egen hand arbeta med frågorna mellan handledningstillfällena.
Handledningen syftar till att de som handleds själva utan stöd skall kunna arbeta med fortsatt utvecklingsarbete.
